Большинство компаний работают с собственным автопарком, даже если они не являются транспортными организациями. Некоторым предприятиям выгоднее иметь собственные транспортные средства, чем пользоваться услугами посредников в этой области. Поэтому чеки с заправочных станций являются важными документами финансовой отчетности.
С их помощью списываются средства на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ). Списывать рассматриваемые расходы необходимо правильно, чтобы не нарушалась отчетность, траты были контролируемыми и по возможности – оптимизируемыми.
Что относится к ГСМ?
Список ГСМ включает в себя много различных материалов:
- Газ, дизель, бензин – разные виды топлива;
- Тормозные жидкости;
- Жидкости для стабильной работы системы охлаждения;
- Масло и прочие смазочные материалы.
Приобретение ГСМ выполняется посредством наличного и безналичного расчета. При этом все соответствующие материалы при правильном составлении бухгалтерской отчетности способны снизить налоги, поскольку они рассматриваются в себестоимости.
На данный момент налоговое законодательство сняло все ограничения по расходам на ГСМ, а ранее можно было выделять бюджет не более 50%. Естественно, такая экономия наблюдается только в случае, если изначально все было правильно оформлено.
Путевой лист
Документ для списания материалов – путевой лист. В нем указываются:
- Технические характеристики автомобиля, на котором выполняется та или иная работа;
- Нормативные расходы топлива. Также указываются фактические, если они превышают нормативные, например, в сложные рабочие месяцы с большой переработкой;
- Маршруты следования ТС.
Только посредством путевого листа выполняется списание за ГСМ. А действующим законодательством РФ строго регулируются соответствующие бланки для каждого типа транспорта в отдельности, и расстояния, на которое они передвигаются. Регулярность заполнения путевых листов никак не регламентирована, компании пользуются ТС по своему усмотрению и по мере необходимости.
Оплата и отчетность
Заплатить за ГСМ имеет право только ответственный человек, уполномоченный решать вопросы с материалами. Обычно это и есть сам водитель, чтобы не расширять штат сотрудников. Когда он покупает бензин или иную жидкость за наличные, обязательно получение кассового чека, который впоследствии прикрепляется к отчетности.
Также важно, чтобы в чеке указывался НДС отдельной строкой, поскольку в противном случае этот налог нельзя будет учитывать в отчетности. Если в кассовом чеке такой строки нет, покупателю нужно потребовать счет-фактуру, где указываются более точные данные.